Spausdinimo ir kopijavimo apskaitos, kontrolės ir saugumo sistemos


Siekiant užtikrinti konfidencialios informacijos spausdinamo kontrolę, galima įdiegti spausdinamų dokumentų archyvavimo sprendimą, kuris leidžia gauti ataskaitas apie atspausdinto dokumento turinį (pvz. kas, kada ir kokiu spausdintuvu atspausdino dokumentus su žodžiu „konfidencialu“ „visiškai slaptai“ ir panašiai) ir filtruoti spausdinimo duomenis pagal:

• kiekvieną biuro įrenginį;
• vartotoją;
• raktinius žodžius (spausdinto dokumento pavadinime ir turinyje);
• spaudinio dydį;
• laiką, datą ir pan.

Siekiant užtikrinti spaudinių apskaitą ir kontrolę, BAIP siūlo keletą sprendimų, užtikrinančių spausdinimo ir kopijavimo procesų organizacijoje valdymą. Pasitelkiant programinę įrangą galima:

• generuoti ataskaitas apie tai, kiek spaudinių yra spausdinama ir kopijuojama ir kokia yra jų kaina. Spausdinimo ir kopijavimo išlaidos gali būti priskirtos kiekvienam organizacijos padaliniui ar vartotojui atskirai, pagal tai, kiek spaudinių atspausdino ar nukopijavo kiekvienas padalinys ar vartotojas;
  
• spausdinti pagal numatytas taisykles. Pavyzdžiui, elektroninius laiškus spausdinti tik nespalvotai, naudojant dažų taupymo režimą, uždrausti spausdinti spalvotai ar prieš spausdinant informuoti darbuotoją apie spaudinio kainą, nustatyti spausdinimo kiekių ar tam skirtų išlaidų limitą vartotojams, vienpusį spausdinimą leisti tik tam tikro pobūdžio informacijai, standartu laikant dvipusį;
  
• nustatyti vartotojo tapatybę prie daugiafunkcinio įrenginio prieš atspausdinant jam skirtus spaudinius, naudojant PIN kodus ar korteles. Tai užtikrina saugumą – dokumentų nepaims kitas darbuotojas ar pašaliniai asmenys.

Siūloma kompleksinė spausdinimo ir kopijavimo išlaidų, kontrolės ir valdymo optimizavimo paslauga CopyPrint:


CopyPrint - tai spausdinimo ir kopijavimo įrangos iškeitimas į paslaugas, kai organizacijos išlaidos priklauso nuo faktiškai atspausdintų ar nukopijuotų puslapių skaičiaus. Tai paslauga, leidžianti standartizuoti ir atnaujinti įrangą, valdyti spausdinimo ir kopijavimo procesus bei optimizuoti sąnaudas.


CopyPrint apima:

• esamos kopijavimo ir / ar spausdinimo įrangos inventorizaciją;
• spausdinimo ir kopijavimo darbų srautų analizę;
• rekomendacijas dėl spausdinimo ir/ar kopijavimo optimizavimo būdų;
• projektavimą, įrangą ir jos diegimą;
• įrangos nuomą;
• centralizuotas spausdinimo ir kopijavimo apskaitos, kontrolės ir saugumo sistemas;
• mokestį už faktinį spaudinių skaičių (įskaičiuota: priežiūra, eksploatacinės medžiagos, remontas, detalės ir darbuotojų mokymai).

CopyPrint nauda:

• Išperkama turima įranga, kompensuojant įrangos vertę vienkartine sąskaita ir per naujos paslaugos įmokų mažinimą;
• Spausdinimo ir kopijavimo sąnaudos įmonėje tampa skaidrios, aiškios ir lengvai prognozuojamos;
• Be papildomų išankstinių investicijų atnaujinama, standartizuojama visa įranga (taip pat atsikratoma senos);
• Serviso inžinieriaus darbas, atsarginės detalės, eksploatacinės medžiagos, transporto išlaidos, konsultacijos ir skubi pagalba bendru telefonu, įskaičiuoti į spaudinio kainą;
• Paslauga kainuoja tiek, kiek ji yra reikalinga ir realiai naudojama – kas mėnesį mokama tik už faktiškai padarytų spaudinių skaičių (yra taikomas abonementinis mokestis už įrangą);
• Spausdinimo ir kopijavimo srautų optimizacija, įrangos standartizacija ir optimizacija, mažesnės spausdinimo ir kopijavimo sąnaudos;
• Savalaikė ir kokybiška spausdinimo ir kopijavimo įrenginių priežiūra garantuoja puikią spaudinių kokybę ir minimalias prastovas, atsirandančias dėl įrangos gedimų;
• Siūlomi įrenginiai yra ekonomiški elektros suvartojimo atžvilgiu.